برقراری ارتباط موثر با کارکنان یکی از کلیدی‌ترین مباحث مدیریتی است که کمتر مدیری به آن توجه دارد. اغلب مدیران زمانی به سراغ کارمند خود می‌روند که مشکل بزرگی در شرکت رخ داده است. این نوع برقراری ارتباط، در بسیاری از مواقع با گذشت زمان، اعتماد بین کارمندان و کارفرمایان را از بین می‌برد. براساس گزارشی از واحد اطلاعات اکونومیست، ارتباط ضعیف بین مدیر و کارمند روحیه و عملکرد آنها را به حد بسیار زیادی پایین می‌آورد و به طّبعِ آن اهداف شرکت را تحت تاثیر قرار می‌دهد. یک مطالعه جداگانه نشان می‌دهد که ارتباطات ناکافی به طور متوسط می‌تواند 64 میلیون دلار در سال برای شرکت‌های بزرگ هزینه به دنبال داشته باشد این در حالی است که سازمان‌های کوچکتر با بی توجهی در معرض از دست دادن سالانه 420 هزار دلار هستند.
8 مهارت ارتباطی مهم برای مدیران
ارتباط موثر، قدرتمندترین ابزار مدیریت به شمار می‌آید. جلب اعتماد، همسو سازی اهداف، ایجاد انگیزه و قدرت بخشیدن به کارکنان برای رسیدن به اهداف مجموعه از جمله اصلی ترین وظایف یک مدیر موفق است. اما داستان به اینجا ختم نمی‌شود. در ادامه به بررسی 8 مهارتی می پردازیم که تمامی مدیران صرف نظر از اینکه مجموعه و یا کسب کار آنها تا چه میزان قدیمی یا نوپا، بزرگ یا کوچک است، باید به کارگیر بگیرند.
۱. منعطف باشید Ability to Adapt Your Communication Style
فردی با ذهن باز باشید که پیشنهادات، نظرات و تمامی انتقادات را می‌شنود. از شنیدن آنچه مخالف با عقیده خود است خشمگین نشوید، بلکه در عوض سعی کنید به منظور حقیقی کارمند یا هم تیمی خود پی ببرید. قدم گذاشتن در عرصه مدیریت یعنی انطاف پذیر بودن و این یعنی شما در موقعیت‌ها و موضوعات مختلف تمهیدات مناسب با آن موضوع را اتخاذ می‌کنید و سازگاری کافی با شرایط و افراد مختلف را دارید.
۲. گوش کردن فعال را بیاموزیدActive Listening
یک مدیر موفق می‌داند چه زمانی باید صحبت کند و مهمتر از آن چه زمان باید به کارمندان خود گوش دهد. او با پرسیدن نظرات و ایده‌های گوناگون اهمیت سازمان را از دیدگاه کارمندان خود، بررسی می‌کند. درواقع گوش دادن فعال (Active Listening) فرایندی است که از طریق آن مدیر، اطلاعات مورد نیاز خود و گروه را دریافت می‌کند. برای دریافت این اطلاعات لازم است به مکالمه توجه کامل داشته باشید، صحبت شخص مقابل را قطع نکنید و وقت کافی برای شنیده شدن کارمند خود بگذارید. برهمین اساس بهتر است که به صورت فعال به مکالمه با کارکنان خود بپردازید و سوالات خود را مطرح کرده و نکاتی را یادداشت برداری کنید. در لحظه بمانید و بر روی کارمندان تمرکز داشته باشید.
۳.شفافیت مهم ترین رکن ارتباطی است Trancparency
شفافیت پایه‌های اعتماد را محکم می‌سازد و در کارمندان احساس امنیت ایجاد می‌کند. نظرسنجی انجمن مدیریت آمریكا نشان می‌دهد که بیش از یك سوم مدیران ارشد، مدیران اجرایی و كارمندان با صحبت صریح در مورد اهداف، فرصت‌ها و چالش‌های خود می‌توانند تا حد زیادی سد ارتباطی را در سازمان از بین ببرند و با ایجاد اعتماد در بین اعضای تیم در محیط، تعامل ایجاد کنند به طوری که کارمندان ایده‌های خود را به اشتراک گذاشته و فضای امنی برای حل فعال مسائل احساس کنند. هرچه مدیریت شفاف‌تر باشند، ارتباط با کارمندان آسان تر می‌شود.
۵.سوالات مکالمه ساز بپرسید Ability to Ask Open-Ended Questions
اگر می‌خواهید انگیزه‌ها، افکار و اهداف کارمندان را بهتر بفهمید، سوال بپرسید و به پاسخ‌ها گوش دهید و پرسیدن سوال را در سازمان خود متداول کنید. جنیفر کورنس، رئیس شرکت مشاوره The Currence Group، در این زمینه می‌گوید: برای این انجام این کار از مخفف اختصاری TEDکمک بگیرید:
“Tell me more.”بیشتر بگو
“Explain what you mean.” منظورت را توضیح بده
“Define that term or concept for me.” موضوع را شفاف تر بیان کن
این عبارات درهنگام صحبت با کارمندان می‌تواند آنها را ترغیب کند که به تمام سوالات پیش آمده در ذهن شما پاسخ دهند.
۶.همدلی، فقط دلسوزی نیست Empethy
همدلی عاملی است که گردش چرخ روابط انسانی را ملایم‌تر می‌کند. ثابت شده که همدلی بخش مهمی از یک رابطه کارآمد است. توانایی شناسایی و درک موقعیت‌ها، احساسات و انگیزه‌های دیگران که کمک کند تا دغدغه‌های دیگران را بهتر درک کنیم. همدلی یعنی خودمان را جای دیگر افراد بگذاریم و از دیدگاه آنها به مسائل نگاه کنیم. رهبرانی که حس همدلی دارند، فقط دلسوزی نمی‌کنند، بلکه با دانش و با استفاده از روش‌های ظریف ولی هوشمندانه به پیشرفت سازمان کمک می‌کنند. همدلی به معنی موافق بودن با نظرات همه یا سعی در به دست آوردن دل همه نیست؛ بلکه به این معنی است که در زمان اتخاذ تصمیمات مهم، احساسات کارمندان به طور کامل در نظر گرفته شود. این ویژگی به عنوان مهارت برتر مدیریت برای موفقیت شناخته شده و این یعنی هرچه در شناخت و درک احساسات و تجربیات کارمندان عملگرا باشید ارزش بیشتری پیدا می‌کنید. پس اگر می خواهید ارتباطات خود را بهبود بخشید فرهنگ مستحکم تر و سازنده تری ایجاد کنید.
۷. ارتباطات غیر کلامی مهم تر از تصور شماست Open Body Language
تنها 7 درصد از آنچه می خواهیم بیان کنیم از طریق کلمات ادا می شوند، این یعنی تعاملات بین انسان‌ها شامل ارتباطات غيركلامي مهمی می‌شود. حالت‌هاي چهره و ژست‌هاي افراد منتقل کننده نگرش و احساسات آنها می‌باشد، اين حركات گاهاً از پيام‌هاي كلامي تاثیرگذار تر است. طبق گفته مربی اجرایی دارلین پرایس، 93 درصد تأثیر شما بر مخاطبتان از طریق نشانه‌های غیرکلامی ارسال می‌شود. برای اطمینان از انتقال درست پیام، برروی زبان بدن خود تمرکز کنید. مثلا بدانید که صحبت با ابروهای گره کرده، پیام درستی به مخاطب شما منتقل نمی‌کند. درعوض، برقراری ارتباط چشمی موثر و لبخند واقعی، بسیار تاثیرگذار خواهد بود.
۸. دریافت بازخورد از کارکنان را فراموش نکنید Receiving and Implementing Feedback
پرسیدن نظرات کارکنان و هم تیمی‌ها درباره موضوعات مختلف کاری، نه تنها شما را به یک مدیر موفق تبدیل می‌کند بلکه پایه‌های اعتماد را محکم تر می‌سازد. اما فقط شنیدن نظرات کافی نیست بلکه شما باید درصورت لزوم اقدامی هم انجام دهید. اگر کارکنان شما پس از بیان نظرات و دغدغه‌های خود، تغییری در شرایط احساس نکنند، اعتمادشان را به شما از دست داده و دیگر هرگز به بیان مسائل خود نخواهند پرداخت چراکه این کار را امری بیهوده می دانند. بدون شک گاهی مواقع پیش می‌آید که شما به عنوان مدیر نمی‌توانید بلافاصله برخی تغییرات را اعمال کنید در این صورت به کارمندان خود اطمینان دهید که نظرات آنها را شنیده‌اید و گاهی آنها را از برخی پیشرفت‌های صورت گرفته در کار مطلع کنید.
بهبود ارتباطات رهبری شما
مدیریت ارتباط با کارمندان، نقش بسیار مهمی در پیشبرد اهداف سازمان ایفا می‌کند. ارتباط با کارکنان بر نحوه عملکرد مدیر و کارمندان موثر است و منجر به تحقق اهداف فردی و سازمانی می‌شود. یعنی اگر می‌خواهید تیم خود را تحت تأثیر قرار دهید، همدلی و شفافیت را تمرین کنید و منظور دیگران را از طریق نشانه‌های کلامی وغیرکلامی درک کنید. برای بهبود مهارت‌های ارتباطی و تبدیل شدن به مدیری موفق، خود را ارزیابی کرده تا زمینه های پیشرفت مجموعه را مشخص کنید. سپس اهداف خود را تعیین کنید و با یک برنامه منسجم، برای هدایت و پیشرفت کار، خود را مسئول بدانید.
