پل ریدن، مدیرعامل SmartTask – راه‌های زیادی برای بهبود عملکرد یک شرکت وجود دارد. با این حال، حرکت به سمت یک سیستم نرم‌افزاری تجاری ساخته شده می‌تواند به شما در صرفه‌جویی در زمان در کل عملیات خود کمک کند. صرفه‌جویی در هر بخش / عملکرد می‌تواند تفاوت بزرگی در بهره‌وری و سودآوری ایجاد کند.

صرفه‌جویی در زمان

یک مثال واضح از این کار، هوشمند کردن فهرست‌ها است که باعث می‌شود هر روز، ‌هر هفته تکرار شوند و سپس تغییراتی در آن‌ها ایجاد شود. این کار به تنهایی می‌تواند ساعت‌ها در هفته صرفه‌جویی کند، اما مزایای آن بسیار بیشتر از صرفه‌جویی در زمان برای تیم عملیات است.

یک ابزار ساده برای ایجاد فهرست برنامه «در یک نگاه» می‌تواند زمان و هزینه مدیریت را به میزان قابل توجهی کاهش دهد و به شما اطمینان دهد ‌که بدانید چگونه کارکنان نظافت خود را همیشه و به بهترین شکل هماهنگ کنید. هوش مصنوعی (یادگیری ماشینی) حدس و گمان را حذف می‌کند زیرا بهترین کارمندان به طور خودکار پیشنهاد می‌شوند و اولویت‌های شخصی کارکنان در نظر گرفته می‌شود.

سود دنیای واقعی: یک ساعت در روز – به ازای هر نفر در یک هفته 40 ساعته، 12/5 درصد صرفه‌جویی می‌کند.

کاهش مدیریت و سفر

هنگامی که فهرست‌ها به ‌صورت دیجیتالی تولید می‌شوند، می‌توان آن‌ها را از طریق اپلیکیشن تلفن هوشمند (iOS/Android) برای مأموران نظافت ارسال کرد تا هنگام شروع کار، شیفت‌های خود را به‌طور خودکار دریافت کنند. آنها همچنین می‌توانند دستورالعمل‌های خاص را به طور همزمان دریافت کنند.

با استفاده از این برنامه، کارکنان می‌توانند در حین انجام وظایف، عکس‌ها را در صورت لزوم گرفته و به سوابق شغلی خود اضافه کنند. این کار می‌تواند به شما کمک کند خدمات اضافی مانند نظافت یکباره را ارائه دهید و همچنین به انجام حسابرسی‌های کیفی و موجودی انبار کمک کند.

سود دنیای واقعی: یک فعالیت اضافی در روز – زیرا کارکنان زمان کمتری را صرف مدیریت یا جمع‌آوری و سپس کنار گذاشتن اسناد می‌کنند.

تأمین دید و محافظت از کارکنان

با تکمیل شیفت‌ها، تیم عملیات می‌تواند دقیقاً آنچه را که اتفاق می‌افتد ببیند، و در صورتی که یکی از کارکنان نتواند از تلفن همراه خود استفاده کند، به او هشدار داده می‌شود. چنین بررسی‌ها رفاهی به مسئولیت‌های مراقبتی کمک کرده و زندگی را برای کارکنان و تیم عملیات بسیار آسان‌تر می‌کند.

با ثبت ورود و خروج الکترونیکی قابل مشاهده روی میز کنترل، در صورتی که یکی از کارکنان به دلیل بیماری یا مشکل حمل‌ونقل نتواند در محل حاضر شود، می‌توان به سرعت یکی از اعضای تیم را برای انجام کار نظافت به محل اعزام کرد. این کار مشتریان را راضی نگه می‌دارد و به برآورده کردن SLAهای مورد توافق کمک می کند.

سود دنیای واقعی: هیچ برنامه‌ای مدیریت نمی‌شود – تضمین می‌کند که خدمات در سطح بالایی برای مشتری حفظ می‌شود.

فاکتور کلیه خدمات ارائه شده

با یک سیستم دیجیتال، دپارتمان‌های مالی به برگه‌های زمانی کاغذی وابسته نیستند که خواندن آن‌ها دشوار باشد، گم شوند یا در معرض خطاهای تایپی مجدد قرار گیرند. نرم افزار یک مسیر حسابرسی کامل و قابل دسترسی آسان از خدمات ارائه شده به مشتری را فراهم می‌کند که ممکن است شامل تمیز کردن های اضافی یک طرفه یا بررسی تجهیزات اضافی در لحظه آخر باشد، تا اطمینان حاصل شود که چیزی از قلم نیفتاده است. این بدان معنی است که تمام فعالیت‌ها ضبط و ثبت می‌شود تا کسب و کارها بتوانند برای تمام خدمات ارائه شده فاکتور صادر کنند.

سود دنیای واقعی: تمام ساعات قابل پرداخت به سرعت محاسبه می شوند – هیچ چیز فراموش نمی‌شود.

بهبود خدمات مشتریان

سیستم‌های اتوماسیون نه تنها در بسیاری از زمینه‌ها باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود، بلکه شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا بر ارائه خدمات بهتر به مشتریان تمرکز کنند. ثبت ساعت ورود و خروج به صورت الکترونیکی، چه با استفاده از اپلیکیشن تلفن هوشمند و چه با استفاده از خط تلفن اختصاصی در محل، به این معنی است که می‌توانید گواهی حضور را به دقت ثبت کنید.

آنها علاوه بر ارائه اطلاعات دقیق‌تر به مشتریان، از خدمات سریع‌تر و کارآمدتری بهره‌ می‌برند که به نوبه خود به شما کمک می‌کند مشتریان بیشتری جذب کنید. ارائه فناوری خوب به کارکنان نیز راهی عالی برای حفظ بهترین استعدادها است.

سود دنیای واقعی: جلب مشتریان بیشتر – به دلیل شهرت زیاد برای ارائه خدمات عالی به مشتریان.

وقتی همه راه‌های مختلفی را در نظر می‌گیرید که بهره‌گیری از فناوری مزایای واقعی را برای کارکنان، مشتریان و کسب‌وکارتان فراهم می‌کند، یک مورد بسیار قانع‌کننده برای حذف کاغذ وجود دارد.

یکی از مشتریان SmartTask گفت: «داشتن سیستم SmartTask مانند داشتن یک کارمند اضافی است که باعث صرفه‌جویی در زمان به طرق مختلف می‌شود و تصور زندگی بدون آن در حال حاضر دشوار است».