آیا تا به حال یک پروژه را با این‌که می‌دانستید تکمیل آن فقط چند ساعت طول می‌کشد تا آخرین لحظه به تعویق انداخته‌اید؟ این کار در بهترین حالت اهمال‌کاری است، اما قانون پارکینسون هم در این‌جا وجود دارد. وقتی زمان دارید، از آن بهره می‌برید. یا از زمان استفاده می‌کنید تا کار را آهسته‌تر انجام دهید یا آن را به تعویق می‌اندازید و درست قبل از موعد مقرر، کار را تکمیل می‌کنید.

متأسفانه، ضرب‌الاجل‌ها همیشه بهره‌وری ما را افزایش نمی‌دهند، اما درک قانون پارکینسون و یافتن روش‌هایی برای غلبه بر آن می‌تواند بهره‌وری را بالا ببرد.

در این راهنما، دربارۀ نحوه عملکرد قانون پارکینسون توضیح خواهیم داد و نکاتی را برای انجام کار در زمان کمتر ارائه خواهیم کرد.

قانون پارکینسون چیست

قانون پارکینسون دربارۀ این است که هر کار به اندازه زمانی که برای انجام آن تخصیص داده شده، طول می‌کشد. این قانون می‌تواند هنگام مدیریت هم‌زمان چند مهلت‌ کاری یا مدیریت پروژه‌ها به کار بیاید.

به عنوان مثال: به شما یک مهلت دو هفته‌ای برای تکمیل یک طرح پروژه داده شده است. ممکن است با دانستن این‌که زمان کافی دارید، خیالتان راحت باشد. با این حال، ضرب‌الاجل طولانی باعث می‌شود تا بیش از حد لازم برای تکمیل کار در دستتان وقت بگذارید یا آن را به تعویق بیندازید و به سختی قبل از موعد مقرر تکمیل کنید. به عبارت دیگر، کار برای پُرکردن زمان تخصیص داده شده به شما، طول می‌کشد.

قانون پارکینسون را چه کسی معرفی کرد؟

سیریل نورثکوت پارکینسون، مورخ نیروی دریایی بریتانیا بود که اولین بار قانون پارکینسون را در مقاله‌ای طنز معرفی کرد که برای «اکونومیست» در سال 1955 نوشته بود. او سپس کتابی با عنوان قانون پارکینسون: پیگیری پیشرفت نوشت. داستان او در این مقاله مربوط به زنی است که تنها وظیفه‌اش در آن روز، ارسال یک کارت پستال است.

از آن‌جایی که او تمام روز را برای انجام این کار وقت دارد، یک ساعت برای یافتن کارت، نیم ساعت برای یافتن عینک و 90 دقیقه برای نوشتن کارت وقت می‌گذارد و به همین ترتیب ادامه می‌دهد تا روزش را پُرکند. داستان او می‌خواهد توضیح دهد که چگونه کار برای پُرکردن زمان اختصاص داده شده، طول می‌کشد. با این که مثال پارکینسون ممکن است افراطی به نظر بیاید، اما همه ما این وضعیت را در مقیاسی کوچک‌تر تجربه کرده‌ایم.

چرا کار برای پُرکردن زمان موجود طولانی می‌شود؟

مطالعات نشان می‌دهد که وقتی کاری به ما داده می‌شود، به جای این‌که به این موضوع فکر ‌کنیم که واقعاً چقدر زمان لازم داریم، به این فکر می‌کنیم که برای تکمیل آن کار چقدر زمان داریم. این طرز فکر، منجر به اتلاف وقت و چرخه کار ناکارآمد می‌شود. اغلب به همین دلیل است که ما به عنوان انسان احساس می‌کنیم که باید تمام زمانی را که برای انجام یک کار در اختیارمان قرار می‌دهند صرف کنیم، حتی اگر آن کار به این مقدار زمان نیاز نداشته باشد.

نمونه‌هایی از قانون پارکینسون

قانون پارکینسون تقریباً برای همه چیز اعمال می‌شود. هیچ‌کس در برابر قانون پارکینسون مصون نیست، مگر این‌که آن را تشخیص دهد و شخصاً روش‌هایی برای غلبه بر آن پیدا کند. می‌توانید نمونه‌هایی از قانون پارکینسون را در تیم‌های بازاریابی یا طراحی ببینید، و همچنین می‌توانید آن را در مقیاس بزرگ‌تری در سازمان‌های اقتصادی مشاهده کنید.

اگرچه روش‌هایی برای غلبه بر قانون پارکینسون وجود دارد، کار مشخصی که انجام می‌دهید نحوه مبارزه‌تان با قانون پارکینسون را هدایت می‌کند. به این سه مثال و همچنین راه‌حل‌های این موقعیت‌های خاص نگاهی بیندازید.

حوزه بازاریابی

فکر کنید که مدیر بازاریابی هستید که روی جذب یک مشتری جدید کار می‌کند. شما یک ماه مهلت دارید تا تمام مطالب لازم برای ارائه خود را جمع‌آوری کنید. این مهلت، زمان زیادی برای آماده‌شدن به شما می‌دهد، اما چون چند کار فوری دیگر هم در دستتان دارید، این کار را به تعویق می‌اندازید. بعد، ضرب‌الاجل به پایان نزدیک می‌شود و شما برای تکمیل کارتان در آخرین لحظه به تقلا می‌افتید.

در سناریویی متفاوت، شما هیچ کار دیگری در دستتان ندارید، بنابراین تمام ماه را صرف همان یک کار می‌کنید. اگرچه بعد از دو هفته اول به نظر می‌رسد که کارتان را تکمیل کرده‌اید و زمان مازاد دارید، بنابراین تا نزدیک شدن به مهلت کار، از این طرف و آن طرف به جزئیات کارتان اضافه می‌کنید. اکنون کارتان برای پُرکردن زمان اختصاص داده شده، گسترش یافته و طول کشیده است.

راه حل: اعضای تیم بازاریابی می‌توانند با هم کار کنند تا به جای تعیین یک ضرب‌الاجل مطلق، به طور واقع‌بینانه تعیین کنند که یک پروژه چقدر باید طول بکشد. تمرکز بر مقدار زمان لازم برای یک پروژه به جای تعیین ضرب‌الاجل می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد و از ناکارآمدی جلوگیری کند.

طراحی کاتالوگ محصولات

اگر طراح هستید، این مثال برای شما مناسب است: تصور کنید که یک کاتالوگ محصول را باید ظرف دو هفته تکمیل کنید. به عنوان یک طراح خلاق به کارتان افتخار می‌کنید و هدفتان این است که هر پروژه‌ای را کامل و بی‌نقص ارائه کنید. احتمالاً هیچ‌وقت احساس نمی‌کنید که پروژه‌هایتان به طور کامل به پایان رسیده‌اند، زیرا همیشه می‌توانید موردی را برای اصلاح یا بهبود آن پیدا کنید.

ضرب‌الاجل‌ها برایتان مفید هستند، زیرا به شما کمک می‌کنند تا به کارتان بچسبید و روی آن تمرکز کنید. با این حال، همیشه کارتان را تا آخرین لحظه طول می‌دهید، زیرا در هر پروژه‌ای مجذوب آن می‌شوید.

راه حل: اگر مشتری را در مراحل اولیه طراحی مشارکت دهید، می‌توانید از صرف زمان غیر ضروری برای طراحی خود جلوگیری کنید. افزودن محک‌هایی برای بررسی مشتری یا مدیر می‌تواند به شما بازخورد بدهد تا بدانید چقدر پیشرفت کرده‌اید و چه زمانی باید متوقف شوید.

۴۰ ساعت کار در هفته

اکثر شرکت‌ها با مدل 40 ساعت در هفته کار می‌کنند. این مدل فرض می‌کند که اکثر مشاغل برای تکمیل وظایف هر هفته به زمان یکسانی نیاز دارند.

آیا واقع‌بینانه است که تصور کنیم کار در زمینه بازاریابی و حوزه پزشکی هر دو به هشت ساعت در روز نیاز دارد؟ آیا این مشاغل به یک اندازه پیچیده هستند؟ پاسخ کوتاه به این سؤال خیر است.

قانون پارکینسون در اطراف ما در جریان است. برخی از افراد 40 ساعت در هفته کار می‌کنند، درحالی که برخی دیگر از مدیریت زمان به نفع خود استفاده می‌کنند تا وظایف را در زمان کمتری انجام دهند.

راه حل: استفاده از اصل پارتو (Pareto principle) را درنظر بگیرید که می‌گوید تقریباً 80٪ از پیامدها از 20٪ علل ناشی می‌شوند. تمرکز بر کار تأثیرگذار در مقابل زمان صرف‌شده برای کار می‌تواند به افزایش بهره‌وری منجر شود.

چگونه بر قانون پارکینسون غلبه کنیم؟

شما می‌توانید از راهبردهای خاصی برای غلبه بر قانون پارکینسون و بهره‌وری بهتر از زمان خود استفاده کنید. هنگامی که دیگر نمی‌گذارید که کارتان برای پُرکردن وقتتان طول بکشد، می‌توانید کارهایتان را سریع‌تر به پایان برسانید و از زمان باقیمانده خود برای استراحت یا انجام کارهای دیگر استفاده کنید.

۱. کارتان را به شکل راهبردی برنامه‌ریزی کنید

زمانی که کارتان را زودتر و به شکل راهبردی برنامه‌ریزی می‌کنید، احتمال اینکه کارتان را به تعویق بیندازید کمتر است و به احتمال زیاد به شیوه‌ای مؤثر کار می‌کنید. داشتن برنامه به شما در مدیریت زمانتان، ارزیابی مدت زمان انجام وظایف و برنامه‌ریزی آن‌ها بر همین اساس کمک می‌کند.

در برنامه خود باید موارد زیر را مشخص کنید:

اهداف هوشمندانه‌تان
فهرست کارها و اقداماتتان
جدول زمانی تکمیل کارها
منابع مورد نیاز
تاریخ‌های مشخصی که پیشرفتتان را بررسی می‌کنید

شما همچنین می توانید یک برنامه راهبردی جامع‌تر برای اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود در شرکتتان ایجاد کنید. این برنامه به شما انگیزه می‌دهد تا در کارتان بازدهی بیشتری داشته باشید.

۲. ضرب‌الاجل‌های خود را تعیین کنید

اولین قدم برای غلبه بر قانون پارکینسون، تعیین مهلت و ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده توسط خودتان است. به جای فکرکردن به این‌که “چقدر وقت دارم؟” به این فکر کنید که به طور واقع‌بینانه برای هر کار چقدر زمان نیاز دارید و بر اساس آن ضرب‌الاجل خود را تعیین کنید.

برای این‌که بفهمید برای انجام هر کاری واقعاً چقدر زمان نیاز دارید، ابتدا:

الزامات پروژه را درک کنید: برای تعیین مدت زمانی که برای یک پروژه نیاز دارید، باید درک وسیعی از الزامات پروژه داشته باشید. این مرحله شامل تهیه فهرستی از تمام وظایف فرعی و فعالیت‌های پروژه بزرگ‌تر است.

اولویت‌بندی فعالیت‌ها و وظایف بر این اساس: هنگامی که فهرستی از الزامات پروژه‌تان دارید، می‌توانید لیست کارهایتان را اولویت‌بندی کنید و تعیین کنید کدام وظایف از همه مهم‌تر و یا پیچیده‌تر هستند. شما باید کارهایی را که بیشترین زمان را می‌برند، در بالای فهرست خود قرار دهید.

تصمیم بگیرید که چه افرادی را باید مشارکت دهید: اگر در بخش‌هایی از پروژه‌تان به کمک همکاران نیاز دارید، باید ارزیابی کنید که چه کسانی را به کارتان وارد کنید. تماس با تیم‌تان در ابتدای پروژه، می‌تواند بعداً در وقت شما صرفه‌جویی کند.

زمان خود را تخمین بزنید: اکنون باید درک کاملی از چه کسی، چه چیزی و چگونه، در پروژه آینده خود داشته باشید. اکنون می‌توانید بر اساس حجم کاری و سطح بهره‌وری شخصی خود، زمان واقعی برای تکمیل کارتان را تخمین بزنید.

وظایف خود را اهداف کوتاه‌مدتی درنظر بگیرید که باید تکمیل شوند؛ هرچه سریع‌تر آن‌ها را تکمیل کنید، زمان بیشتری را برای کارهای دیگر دارید.

۳. تعیین محدوده‌های زمانی (timeboxing) را امتحان کنید

تعیین محدوده زمانی، یک استراتژی کاری سازنده است که می‌تواند به شما در مبارزه با اهمال‌کاری، بازیابی بهره‌وری از دست‌رفته و تمرکز روی کارهای مهم کمک کند.

تعیین محدوده زمانی شامل تعیین هدف برای به پایان‌رساندن یک کار در بازه زمانی مشخص است. وقتی قبل از شروع کاری برنامه‌ریزی می‌کنید که باید چقدر طول بکشد، در مورد کارتان جدی‌تر می‌شوید. می‌توانید از محدوده‌های زمانی برای برنامه‌ریزی وظایف فردی، کمک به سازماندهی تیم خود یا مدیریت مؤثرتر جلسات استفاده کنید.

۴. تکنیک پومودورو را امتحان کنید

تکنیک پومودورو مانند محدودیت زمانی شامل جلسات کاری متمرکز با وقفه‌های کوتاه مکرر با هدف افزایش بهره‌وری و کاهش خستگی ذهنی است. این تکنیک از جلسات کاری 25 دقیقه‌ای و استراحت‌های پنج دقیقه‌ای برای به حداکثر رساندن تمرکز استفاده می‌کند.

رویکرد پنج مرحله‌ای برای مدیریت زمان با تکنیک پومودورو شامل موارد زیر است:

۱. فهرستی از وظایف خود به ترتیب اهمیت ایجاد کنید
۲. زمان‌سنج را روی 25 دقیقه تنظیم کنید
۳. در این مدت یک کار را انجام دهید
۴. پنج دقیقه استراحت کنید
۵. پس از چهار پومودورو، ۱۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید

۵. از ابزارهای مدیریت وظایف استفاده کنید

استفاده از ابزار مدیریت وظایف، روشی عالی برای سازماندهی روز کاری، برنامه‌ریزی ضرب‌الاجل‌های شخصی و اطمینان از داشتن زمان کافی برای مدیریت اولویت‌هایتان است. همچنین شما می‌توانید فهرست کارهایتان را تهیه کنید و روی پروژه‌هایتان تمرکز کنید، چه از طریق همکاری تیمی و چه برای پروژه‌های شخصی.

اگر می‌خواهید کنترل زمانتان را در دست بگیرید و میزان کاری را که می‌توانید انجام دهید افزایش دهید، غلبه بر قانون پارکینسون ضروری است. اگر کارها را قبل از ضرب‌الاجل به پایان برسانید، می‌توانید از زمان مازاد خود برای پیشبرد کار یا استراحت استفاده کنید. هدف این است که کارآمدتر باشید، نه این‌که بیش از حد از خودتان کار بکشید.

با استفاده از قانون پارکینسون در زمان کمتر، کارهای بیشتری انجام دهید

هنگامی که متوجه می‌شوید قانون پارکینسون چیست و چگونه کار می‌کند، می‌توانید از آن به نفع خود استفاده کنید.

با به کارگیری استراتژی‌های مناسب مانند برنامه‌ریزی پیشگیرانه، ضرب‌الاجل‌های شخصی و اولویت‌بندی وظایف، می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید و به تعادل بهتری بین کار و زندگی دست یابید.
استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف می‌تواند مکمل استراتژی‌هایی باشد که در پیش گرفته‌اید و به شما در دست‌یابی به اهدافتان کمک کند.