نظام آراستگی یا 5S به پیشگیری از حوادث و افزایش بهرهوری میپردازد. شاید بهتر باشد بگوییم هدف نهایی نظام آراستگی (5S) پیشگیری از اتلاف است. نظام آراستگی (5S) نخستین بار توسط ژاپنیها به اجرا در آمد و نام این نظام هم تشکیل شده از پنج S است که به تشریح آن خواهیم پرداخت. قبل از هر چیز بهتر است به این نکته اشاره شود که 5S پیششرط اجرای موفقیتآمیز سایر سیستمها و مدلها بوده و مزیت آن این است که در همهجا قابل پیادهسازی است.
5S برای رسیدن به اهداف متعددی اجرا میشود. برخی از مهمترین هدفها عبارتند از: ایمنی، بهداشت، بهرهوری، صرفهجویی در هزینهها، کیفیت و پیشگیری از خرابیها.
در محیطهایی که با اجرای نظام آراستگی مدیریت میشوند، اشیا زائد و غیرضروری وجود ندارد و اقلام موجود با نظمی خاص مرتب میشوند و این امر تا حد زیادی موجب صرفهجویی و ایمنی محیط خواهد شد.
اجرای منظم مراحل نظام آراستگی، محیطی پاکیزه و بهداشتی را فراهم میآورد و از همه مهمتر تلاش برای ایجاد عادتهای صحیح در کارکنان، مهمترین عامل در تحقق محیطهای آراسته است و این مهم در اجرای بند پنجم حاصل خواهد شد.
از ضرورتهای مقدم بودن اجرای این نظام میتوان به نمونههای زیر اشاره کرد:
- افزایش سرعت دستيابي
- قابل درک بودن نتايج براي همه افراد
- تمیز بودن و سازمان یافته بودن محيط کاري
- افزایش عمر وسايل و تجهيزات کار
- کاهش هزينه پيادهسازی
تاریخچه نظام آراستگی 5S
شروع نظام آراستگی را به ژاپن نسبت میدهند اما امروزه بسیاری از کشورها آن را به اجرا درآوردهاند. به ویژه کشور سنگاپور که نظام آراستگی را به عنوان یک نهضت ملی شروع کرده است.
سیستمی تحت عنوان 5S، برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت. ولی ایده اولیه این سیستم مربوط به ژاپن نیست. ژاپنیها با الگوبرداری از برخی صنایع آمریکایی و اروپایی و پس از توسعه و سیستماتیک کردن آن، 5S را ارائه کردند.
الگوهای اولیهای که مورد استفاده ژاپنیها قرار گرفت شامل سه دسته از صنایع آمریکایی و اروپایی بود. دسته اول صنایعی بودند با زیرساختهای اساسی مثل رعایت بهداشت، تمیزی و نظم. از جمله این صنایع میتوان به صنایع بهداشتی و دارویی یا صنایع میکروالکترونیک که عموماً نیازمند محیطی تحت عنوان «اتاق تمیز» (CleanRoom) هستند، اشاره کرد.
دسته دوم سازمانهای خدماتی مانند هتلها، سوپرمارکتها، کتابخانهها و مراکز تفریحی را در بر میگیرد. در این سازمانها مشتری با محیط سازمان تماس مستقیم و نزدیک دارد. حساسیت بالای مشتریان از سازمانها در خصوص تمیزی، نظم و سرعت پاسخگویی به خواستههایشان، موجب میشود که این سازمانها برای بقا و رقابت ملزم به رعایت اصول خاصی باشند. بهطور کلی در آمریکا رعایت اینگونه از اصول (چه اجبار قانونی باشد و چه الزام عرفی و صنفی) در زمینههایی که مرتبط با بهداشت و سلامتی انسانهاست، «خانهداری خوب» یا «Good House Keeping» نامیده میشود.
دسته سوم سازمانهای پیشرویی هستند که به اهمیت مباحثی مانند انسان / ماشین، انسان / کار و انسان / محیط، توجه خاصی داشته و تلاش میکنند ارتباط منطقی و سالم بین «انسان / ماشین- کار» پدید آورند.
مبانی و اصول نظام آراستگی 5S
نظام آراستگی 5S براساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است:
- 1 – ساماندهی (Seiri)
- 2 – پاکیزهسازی (Seiso)
- 3 – نظم و ترتیب (Seiton)
- 4 – استانداردسازی (Sekitsu)
- 5 – انضباط (Shitsuke)
مبانی و اصول هر یک از پنج واژه 5S به صورت زیر است:
1 – ساماندهی (Seiri)
عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت نیل به اهداف. در این دیدگاه، ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است. در 5S ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشهای بوده و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. به منظور موفقیت در ساماندهی میبایست به اولویتبندی پرداخت.
نمونههایی از اجرای «ساماندهی»:
- تفکیک اشیاء ضروری از غیرضروی (مشخص کردن ملزومات اداری که در اطراف شما وجود دارد و طبقهبندی آنها با توجه به اولویت استفاده از آن، تفکیک فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش).
- دور ریختن اشیاء بلااستفاده (دور ریختن برگهها و ورقههای زائد).
2 – نظم و ترتیب (Seiton )
عبارت است از قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و به کار بردن اشیای مورد نیاز، بدون انجام جستوجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و فرمهای مورد نیاز را که قبلاً در S اول شناسایی کرده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص کردهایم، در جای مناسب قرار دهیم به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیاء در بهترین مکان به بهترین طریق ممکن و امکان دسترسی به آن با حداکثر سرعت (زیر ۳۰ ثانیه).
نمونههایی از اجرای «نظم و ترتیب»:
- – اشیایی را که اغلب استفاده میکنیم، در محل کار قرار دهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری).
- – اشیایی را که به ندرت استفاده میکنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق کاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از کتابخانه یا قفسههای مخصوص جهت قرار گرفتن کتابها و جزوات و دستورالعملها).
- – برچسبگذاری و شناسایی کلیه زونکنها، فایلها، قفسهها به نحوی که نشان دهنده محتویات آنها باشد.
- – استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود، استقرار و طبقهبندی فرمها در قفسههای مخصوص، استفاده از کازیه جهت طبقهبندی نامهها و یا کارهای در دست اجرا).
- – آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (بازگرداندن زونکن سوابق به محل بایگانی، مرتب کردن اقلام و وسائلی که روزانه با آن سر و کار داریم، قرار دادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار).
- – علامتگذاری محدودهها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد (تابلوهای مشخصکننده نام افراد و یا استفاده از تگهای شناسایی، مشخص شدن محل استقرار خودروهای شرکت، طراحی جانمایی میز کاری افراد).
- – نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات (نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب).
- – طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن).
3 – پاکیزه سازی (Seiso)
عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی.
به عبارت دیگر پاکیزهسازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تأکید در این بخش از نظام 5S قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی کرده و بر این باور باشیم که پاکیزهسازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست بلکه پاکیزهسازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. به عبارت دیگر پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد و حذف و یا کنترل آلودگی و یادآوری این نکته که محل کار خود را همانند خانه خود بدانیم.
نمونههایی از اجرای «پاکیزه سازی»:
- – تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار (حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل، پاکیزگی و نظافت البسه پرسنل).
- – انجام بازبینی و پاکیزهسازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات.
- – شناسایی و رفع خرابیهایی که در اثر نشتیها فرسایشها، ترکها و غیره بهوجود آمده است.
- – شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن.
- – تمیز کردن محل کار (شستوشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده، نظافت انبار، جمعآوری لوازم مستعمل، تمیز کردن هر چیز بلافاصله پس از کثیف شدن).
- – حذف آلودگیهای گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالنها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از کاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظههای دربسته).
- – پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشههای اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجرهها، فایلها، کشوها و…).
4 – استانداردسازی (Seikitsu)
عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی، نظم، ترتیب و پاکیزگی.
تأکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است که با استفاده از چکلیستهای مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل کند که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند.
نمونههایی از اجرای «استانداردسازی»:
- – بازبینی دورهای (تشکیل کمیته بازرسی، بازدید و بازرسی از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی).
- – استفاده از علائم و نشانهها (علائم نشاندهنده جهت و راهنما).
- – علامتگذاری محدودههای خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار کارکرد بالا).
- – علائم مربوط به تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق و تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع).
- – تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعملهای کاری برای استفاده از تجهیزات ویژه).
- – برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار (نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و کنترل برای آنها).
- – تدوین دستورالعمل اجرای سیستم
- – تشکیل جلسات کمیته راهبری، بررسی نتایج بازرسیهای دورهای و اخذ تصمیمات لازم برای پیشبرد اهداف 5S
- – فعالیتهای لازم توأم با مسابقاتی برای ساماندهی، مرتب کردن و تمیز کردن هر چه بهتر (در نظر گرفتن یک معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شرکت و اختصاص یکی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاکیزگی محل کار).
5 – انضباط (Shitsuke)
عبارت است از آموزش عادات و تواناییهایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این کار را باید از طریق آموزش شیوههای درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز کرد. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق میپذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرایند تکرار و تمرین انجام یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید.
نمونههایی از اجرای «انضباط»:
- – تمرین نظم و ترتیب (آموزش، نظارت مستمر، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط).
- – تمرین وقتشناسی (آموزش استفاده بهینه از زمان، بهخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات).
- – توجه به زیباییها و رعایت ظواهر (استفاده از لباسهای کار مناسب در اداره و یا سازمان).
اقدامات لازم برای پیادهسازی نظام آراستگی 5S در سازمان
1 – تعریف مسئولیتها
در گام اول پیادهسازی 5S تعیین میشود که هریک از مسئولیتها بر عهده کدام یک از بخشهای سازمان است.
2 – تشکیل کمیته 5S
اعضای کمیته 5S به این صورت انتخاب میشوند: از هر بخش یک نفر مسئول اجرای مصوبات کمیته در بخش محل فعالیت خود شده و در ضمن یک نفر بهعنوان دبیر کمیته مسئول انجام کارهای اداری انتخاب میشود.
3 – اجرا
این گام شامل پنج فاز است:
– فاز اول:
هر فرد باتوجه به محل کار خود لیستی از کلیه اقلام موجود و همچنین ضروری و غیرضروری بودن هر یک را مشخص کرده و در فرمی به نام فرم اقلام موجود وارد میکند. سپس تفکیک اقلام انجام میشود. قسمتی از محل کار بهعنوان اقلام غیرضروری تعیین میشود و اقلام تا تعیین تکلیف اقلام غیرضروری (دور ریختن، تعمیر، فروش و …) در آن محل باقی میمانند.
– فاز دوم:
پس از تعیین تکلیف اقلام ضروری و غیرضروری، دستهبندی اقلام ضروری بر اساس ماهیت تواتر نیاز انجام میشود.
- در مرتبسازی و اجرای فاز نظم و ترتیب به نکات زیر توجه میشود:
- برای انبار کردن و ذخیره کردن اقلام، از روش (FIFO) استفاده شود: اولین وارده، اولین صادره است.
- برای هریک از اقلام، مکان مشخصی در نظر گرفته شود.
- کالاها، اقلام و محل قرار گرفتن آنها باید به صورت سیستماتیک برچسبگذاری شود.
- اقلام و اشیاء طوری قرار گیرد که با صرف حداقل زمان ممکن، قابل دسترسی باشد.
- وسایل و ابزار ویژه و خاص از وسایل عادی به صورت مجزا نگهداری شوند.
- ابزار و وسایلی که مرتب مورداستفاده قرار میگیرند در نزدیکی کاربران قرار گیرد.
همچنین فعالیتهای زیر برای اجرای کامل این فاز میبایست انجام شود:
در این مرحله کلیه کازیههای هر میز توسط برچسبهای مخصوص مشخص شده و ترتیب قرار گرفتن نامهها براساس تاریخ آن باشد.
کلیه اتاقها مجهز به ساعت دیواری (حتیالامکان متحدالشکل) باشد.
برای وسایل شخصی پرسنل مانند کیف، چادر، کت و … در هر اتاق مکان مناسبی جهت نگهداری در نظرگرفته شود به طوریکه برای سایر افراد ایجاد مزاحمت نکند.
کلیه زونکنها از نظر نظم و ساماندهی توسط برچسب مخصوص نامگذاری شود.
– فاز سوم:
قبل از مرتبسازی و جایگذاری اقلام ابتدا میبایست نظافت اساسی و پاکیزهسازی اساسی در کل ساختمان صورت پذیرد. پس از انجام پاکیزهسازی کلی و قرارگرفتن اقلام در جای خود، پاکیزهسازی جزئی به صورت برنامه روتین هفتگی صورت خواهد پذیرفت.
برای اجرای پاکیزهسازی کلی، محیط کار به صورت کلی ارزیابی و موارد آلودگی، خرابی، شکستگی، نشتی، فرسایش و … شناسایی و اعلام میشود. مسئول انجام ارزیابی محیط توسط کمیته 5S مشخص میشود.
فرد یا افراد مسئول از قسمتهای مختلف بازدید کرده و طی گزارشی موارد خرابی را به این کمیته گزارش میدهد. در جلسه کمیته 5S این گزارش بررسی و صورتجلسهای جهت رفع عیب موارد اساسی مشخص میشود.
گروه خدماتی به صورت روزمره فعالیتهای پاکیزهسازی (شامل: سرویسهای بهداشتی، لوازم اداری و کامپیوترها و …) را جهت حفظ پاکیزگی و نظافت محیط انجام میدهند.
– فاز چهارم:
برای کلیه اتاقهای ساختمان کدگذاری یا شمارهگذاری صورت گرفته و نام واحد یا اداره بر روی تابلویی در بیرون اتاق نوشته میشود.
کد و نام هر اتاق به صورت تابلو راهنما تهیه شده و در محلهای عمومی نصب میشود.
برای هر کدام از ساختمانها نقشه جانمایی تهیه شده و شماره اتاقها برروی آن درج و در محلهای عمومی نصب میشود.
کلیه موارد و پارامترهای در نظر گرفته شده در جلسات کمیته راهبری به صورت مستند درآمده و در قالب دستورالعمل اجرایی 5S به کلیه واحدها ابلاغ میشود.
از علائم استاندارد برای علامتگذاری محدودههای خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی تجهیزات با فشار کارکرد بالا)، تجهیزات خاموشکننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع) استفاده میشود.
– فاز پنجم:
ایجاد انضباط و نهادینه کردن آن در مجموعه از طریق آموزش شیوههای درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه صورت میگیرد. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها محقق میشود.
مشکلات اجرای 5S
عمدهترین موانع و مشکلات اجرای نظام 5S عبارتند از:
- عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح سیستم.
- عدم شناخت کافی از این نظام و تواناییهای آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد.
- عدم توجه به تداوم اجرای 5S و بلند مدت بودن اجرای آن.
- ساده انگاشتن نظام 5S و عدم بررسی عمیق آن.
- تصویر و برداشت ناصحیح از هزینهبر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن.
- با وجود مشکلات فوق، پیادهسازی اصول 5S با کمک متخصصان و مشاوران کارآمد بسیار ساده بوده و به محض قدم نهادن در آن، مراحل بعدی با کیفیت مطلوبتر قابل اجرا خواهد بود.
مزایای اجرای نظام آراستگی 5S
- جلوگیری از انباشته شدن ضایعات.
- افزایش درآمد ناشی از فروش به موقع و مقرونبهصرفه ضایعات صنعتی به علت تفکیک کردن آنها.
- استفاده از قفسهبندی و ارتفاع در چیدمان مواد و صرفهجویی در سطح اشغال محیط کار.
- جلوگیری از آتش سوزی، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و سایر حوادث مشابه در اثر کاهش تراکم مواد زائد و ضایعات و مراقبت از آنها.
- جلوگیری از دور ریختن مواد، قطعات سالم به همراه ضایعات و زوائد.
- جلوگیری از گم شدن و یا مخفی ماندن مواد، قطعات و ابزار در یکدیگر در اثر انباشت نامنظم آنها.
- سهولت در رفت و آمد لیفتراکها در محیط کار.
- نمایان بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسهها و جلوگیری از پنهان شدن آنها از چشم.
- جلوگیری از هرگونه نشت آب، روغن، گاز، باد و سایر مواد به منظور ایجاد ایمنی و جلوگیری از ضایع شدن و نیز صرفهجویی در انرژی.
- پاکیزگی سطح محیط کار و جلوگیری از لغزیدن کارکنان و زمین خوردن آنها و بروز حوادث در حین کار.
- رنگآمیزی مرتب محیط کار و ماشینآلات و نیز تجدید خطکشیها.
- ایجاد فرهنگ پیشگیری به جای تعمیر.
- رعایت بهداشت، سلامتی و ایمنی کارکنان.
- کاهش خستگی و آزردگیهای ناشی از کار در محیط شلوغ ، نامطبوع و حادثهساز.
- انجام خانهتکانیهای روزانه، هفتگی، فصلی و سالانه توسط کارکنان به منظور مشارکت عمومی در آراستگی.
- آمادگی مستمر و لحظهای محیط کار برای بازدیدهای غیرمترقبه مشتری و هر بازدیدکننده مهم دیگر از محیط کار.
عوامل موفقیت اجرای نظام 5S
- برخی از عوامل مؤثر در اجرا و پیادهسازی موفق نظام آراستگی 5S عبارتند از:
- حمایت و پشتیبانی کامل و قاطع مدیریت ارشد و تأکید بر آگاهی کامل آنها از نظام آراستگی 5S.
- بسترسازی، زمینهسازی و فرهنگسازی مناسب در این زمینه.
- آموزش مستمر در کلیه سطوح (مدیران ارشد، میانی و کلیه کارکنان) جهت توجیه اهداف، منافع و استانداردها و مکانیزم عملکرد در نظام 5S.
- انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقهمند و پیگیر برای مسئولیتهای اجرایی نظام 5S.
- مستمر بودن و تداوم اجرای نظام 5S.
- تهیه دستورالعملهای اجرایی، چکلیستهای ارزیابی و ممیزی و انجام ارزیابیهای دورهای برای بهبود روشهای پیادهسازی و افزایش اثر بخش نظام آراستگی 5S.
- تهیه و اجرای روشهای تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای موفقتر نظام آراستگی 5S.
تعهد مشارکت مداوم مدیر ارشد و حمایت کامل مدیریت ارشد.
منبع: www.irantpm.ir
این مطلب در شماره 39 نشریه ویکیکلین و در صفحات 46 تا 49 منتشر شده است. برای مشاهده آنلاین تمامی صفحات این شماره اینجا را کلیک کنید.
لینک کوتاه: https://wikiclean.ir/nrkl