دکتر عباس کیا– شکست پروژه‌ها به هر دلیلی، زیان مالی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها در پی خواهد داشت. شکست پروژه‌ها عموماً به علت نداشتن مدیر پروژه قوی و یا اصلا نداشتن مدیر پروژه ‌به وجود می‌آید. مضاف بر اینکه مدیران پروژه در برنامه‌ریزی و نظارت بر پروژه‌هایی که در آینده عملیاتی می‌شوند، نقش کلیدی دارند تا از موفقیت بلندمدت هر سازمانی که ابتکارات پروژه‌های بهبود را اجرا و حفظ می‌کند، اطمینان حاصل کنند.
در این مقاله به دنبال بررسی این موضوع هستم که کاربرد روش مدیریت پروژه بر عملکرد پروژه‌های بهبود، از مرحله تعریف پروژه، برنامه‌ریزی، اجرا و مشاهده نتایج ناشی از آن، تأثیری دارد یا خیر.

قبل از اینکه وارد موضوع اصلی این مقاله بشوم، لازم می‌دانم بر تعریف و مؤلفه‌های تأثیرگذار بر مدیریت پروژه مروری کوتاه داشته باشم.

مدیریت پروژه چیست؟

امروزه از نقطه‌نظر مدیران ارشد سازمان‌ها، مؤسسات و شرکت‌ها، مدیریت پروژه از جایگاه و پست بسیار حساسی برخوردار است، زیرا مدیر یک پروژه کمک می‌کند تا مدیران ارشد اطمینان حاصل کنند که پروژه‌ها به موقع، در حد بودجه و با کیفیت مورد انتظار و تعریف شده، تکمیل ‌شوند. همچنین به روند شناسایی و کاهش خطرات، مدیریت مؤثر منابع و اطمینان از آگاهی و مشارکت ذینفعان در سراسر پروژه کمک می‌کند.

براساس گزارش مؤسسه جهانی، مدیریت پروژه یک موضوع چالش برانگیز اما بسیار پُرارزش است که انتظار می‌رود با نرخ ثابتی رشد فزاینده‌ای داشته باشد به صورتی که تخمین زده می‌شود تا سال 2027 به عددی حدود 33 درصد برسد.

هسته اصلی مدیریت پروژه‌ها، فرایند برنامه‌ریزی، سازماندهی و نظارت بر اجرای کلی یک پروژه از ابتدای تصمیم‌گیری تا پایان آن است. پس می‌توان اینگونه اذعان کرد که نقش کلی مدیر پروژه، تعریف اهداف پروژه، ایجاد یک طرح پروژه عملی، تخصیص منابع ضروری و مدیریت کل تیم پروژه است. علاوه بر این، مدیران پروژه موظفند اطمینان حاصل کنند که پروژه‌ها در زمان‌بندی مقرر، در چارچوب بودجه و با رضایت ذینفعان مربوطه تکمیل می‌شوند. مدیریت پروژه مؤثر نیازمند مهارت‌های ارتباطی قوی، توجه به جزئیات و انطباق با شرایط همیشه در حال تغییر است. مدیریت پروژه در بسیاری از صنایع از جمله ساخت‌وساز، مهندسی، توسعه نرم‌افزار و بازاریابی و سایر صنایع بسیار مهم و ارزشمند است.
در مدیریت پروژه، همسو کردن اهداف و اطمینان از ارتباط شفاف بین اعضای تیم بسیار مهم است. مدیران پروژه ماهر در تعیین اهداف و انتظارات روشن، تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها و ایجاد یک برنامه ارتباطی منسجم برتری دارند. با همسو کردن اهداف، همه اعضای تیم متوجه می‌شوند که برای چه هدفی کار می‌کنند و می‌توانند تلاش خود را بر این اساس متمرکز کنند. ارتباط شفاف تضمین می‌کند که همه در یک صحنه هستند و می‌توانند به طور مؤثر با هم کار کنند. همچنین به شناسایی و رسیدگی به هرگونه مشکل یا چالشی که ممکن است در طول پروژه ایجاد شود، کمک می‌کند. بسیاری از مدیران پروژه‌ها در مسیر اجرای پروژه، با چالش‌های کوچک و بزرگی مواجه می‌شوند که می‌توان به صورت خلاصه عمق این چالش‌ها را در سه موضوع زیر خلاصه کرد:

• تلاش برای حفظ تیم خود با زمان بسیار کم
• تلاش برای انجام یک کار با بودجه کافی
• تلاش برای حل یک مشکل با دامنه بسیار زیاد

یک مدیر پروژه باتجربه باید درک کند که این متغیرها بسیار پُراهمیت هستند و باید تعیین کند که این موانع را با توجه به شرایط موجود چگونه رهبری کرده و پشت سر بگذارد تا ضمن جبران زمان یا فرصت‌های از دست رفته، کیفیت پروژه تحت الشعاع قرار نگیرد.
حال که با ادبیات مدیریت پروژه و چرایی آن آشنا شدیم، وقت آن رسیده که به 4 متغیر تأثیرگذار در چگونگی اجرای پروژه‌ها (در همه سطوح و در همه جوانب)، اشاره مختصری داشته باشم:

1. زمان

زمان یکی از مهم‌ترین عوامل در مدیریت پروژه است. شما نمی‌توانید زمانی را که صرف می‌کنید دوباره به عقب برگردانید، چرا که زمان یک منبع محدود است. بنابراین، مدیریت مؤثر زمان برای اطمینان از تکمیل به موقع پروژه ضروری است.
مدیریت زمان شامل شناسایی وظایف تکمیل شده مورد نیاز، تخمین زمان مورد نیاز برای هر تکلیف و ایجاد یک برنامه زمانی است. همچنین شامل نظارت بر پیشرفت و تنظیم طرح پروژه در صورت لزوم نیز می‌شود.
مدیریت زمان مؤثر، خطر تأخیر و اضافه هزینه را کاهش می‌دهد و کیفیت کلی پروژه را بهبود می‌بخشد. بنابراین، مدیران پروژه باید مدیریت زمان را در طول روند پروژه در اولویت قرار دهند.

2. دامنه (محدوده)

دامنه یک جنبه حیاتی از مدیریت پروژه است که مرزهای یک پروژه را مشخص می‌کند. در واقع دامنه پروژه، اهداف پروژه را با مشخص کردن وظایف، اهداف و موارد قابل اجرا که باید تکمیل شوند، نشان می‌دهد. چنانچه یک محدوده به خوبی تعریف شده باشد به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پروژه را به طور مؤثر برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل کنند. همچنین انتظارات ذینفعان و اطمینان از تکمیل پروژه در زمان، بودجه و منابع اختصاص داده شده را مدیریت می‌کند.
بدون یک محدوده مشخص، یک پروژه می‌تواند به سرعت از مسیر خارج شده و منجر به تأخیر و نارضایتی ذینفعان شود. بنابراین، تعریف محدوده یک پروژه در ابتدا و نظارت و کنترل مستمر آن در طول پروژه ضروری است.

3. هزینه

هزینه یکی از مهم‌ترین عواملی است که باید در مدیریت پروژه به آن توجه داشت. مدیران پروژه باید بودجه و منابع مورد نیاز برای تکمیل موفقیت‌آمیز یک پروژه را به وضوح درک کنند تا نتایج و کیفیت بالای آن تضمین شود. هزینه‌های پروژه شامل هزینه‌های مستقیم مانند نیروی کار، مواد و تجهیزات و هزینه‌های غیرمستقیم مانند هزینه‌های سربار، احتمالی و مدیریت ریسک است.
یک مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که یک پروژه در چارچوب بودجه تخصیص یافته تکمیل می‌شود و هزینه‌ها به طور مؤثر در کل روند پروژه، مدیریت می‌شوند. عدم مدیریت هزینه‌ها می‌تواند منجر به تأخیر در پروژه، مشکلات کیفیت، نارضایتی ذینفعان و حتی شکست پروژه شود.

4. کیفیت

کیفیت مهم‌ترین عنصر مدیریت پروژه است که نمی‌توان آن را نادیده گرفت. درجه‌ای است که یک پروژه الزامات و انتظارات همه ذینفعان لازم را برآورده می‌کند. مدیریت کیفیت شامل مواردی چون برنامه‌ریزی، کنترل و اطمینان از اینکه پروژه با سطح مطلوب مطابقت دارد یا خیر، است. مدیران پروژه با اطمینان از تعادل بین زمان، محدوده و هزینه، استانداردهای پروژه را حفظ می‌کنند و در نتیجه پروژه‌ای را تحویل می‌دهند که منافع مورد نظر کل مجموعه (اعم از سازمان و ذینفعان و مشتریان) را برآورده می‌کند.
در سال 2022 یک مطالعه بسیار جامع در دانشگاه سائوپائولوی برزیل صورت گرفت که به نظر می‌رسد تا امروز از این زاویه به موضوع مدیریت پروژه توجه نشده بود. در این مطالعه، در چندین بخش نشان داده شده است که استفاده از مدیریت پروژه، تأثیر مثبتی بر نتایج پروژه‌ها دارد. علاوه بر این، هدف اصلی این مطالعه نشان داد که چگونه استفاده از مدیریت پروژه می‌تواند به نتایج پروژه‌های بهبود مستمر بر اساس هزینه، زمان، کیفیت و غیره کمک کند.
با این حال، با اندیشیدن به چگونگی نشان دادن نتایج حاصل از استفاده از این روش در سازمان‌ها، به‌ویژه در پروژه‌های بهبود ، سؤال اصلی این است که: چگونه مدیریت پروژه کاربردی بر عملکرد پروژه‌ها تأثیر می‌گذارد؟
بنابراین، مواردی که از طریق مطالعه موردی، تجزیه و تحلیل می‌شوند، به این دلیل است که نتایجی را که می‌توان از طریق کاربرد مدیریت پروژه در پروژه‌های بهبود به دست آورد، نشان دهم. برای اینکه مزایای استفاده از روش مدیریت پروژه در پروژه‌های بهبود مشاهده شود ملزم هستم که مقالات دانشگاهی را با ایده‌های نویسندگان قدیمی و جدید مورد تجزیه و تحلیل قرار دهم.

مبانی نظری

با توجه به رقابت‌پذیری روزگار امروز، شرکت‌ها با چالش‌های جدیدی مواجه شده‌اند که نیاز به بهبود را در حوزه تمام خروجی‌های خود محسوس می‌دانند. پروژه‌های بهبود در یک سازمان آنهایی هستند که هدفشان بهبود چیزی است که از قبل وجود داشته است.

پروژه‌های بهبود

به گفته نویسندگان، Aleu و Aken (2016) پروژه‌های بهبود، نمونه‌هایی از انواع معمول پروژه‌هایی هستند که در جهت بهبود شرایط سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. به عنوان مثال در این زمینه می‌توان به استراتژی کایزن در بهبود مستمر یا پروژه‌های شش سیگما و موارد مشابه اشاره کرد. در طول اجرای پروژه‌های بهبود کیفیت، شرکت‌کنندگان تیم اختصاصی باید در روش‌های بهبود کیفیت و فرایند متخصص باشند، بنابراین در تمام مدت می‌بایست بر کاهش نوسانات محیط، استانداردسازی فرایندها و بهبود نتایج تمرکز کنند. با تقویت کاربرد مدیریت پروژه سنتی در پروژه‌های بهبود در سازمان‌ها، می‌توان تأیید کرد که ابتکارات بهبود فرایند (مانند شش سیگما و …) معمولاً دارای ویژگی‌های مشترکی هستند که در پروژه‌ها انجام می‌شوند.

معیارهای موفقیت در مدیریت پروژه

همانگونه که در مقدمه این بحث مطرح شد، مدیریت، نقش مهمی در نظارت بر پروژه‌ها در طول روند آنها دارد و از پایداری نتایج اطمینان حاصل می‌کند. این مهم، یکی از رازهای موفقیت در این زمینه است.
مدیریت پروژه ابزاری را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا در یک محیط متغیر، پیچیده و غیرقابل پیش‌بینی، کارآمد، مؤثر و رقابتی باشند. یکی از مهمترین نقش‌های مدیریت پروژه تضمین موفقیت آنها است.
با این حال، ظاهراً تعریف در تعیین موفقیت یا شکست یک پروژه از سوی مدیریت پروژه می‌تواند بسیار نسبی باشد، زیرا مفاهیم و متغیرهایی وجود دارد که توصیف می‌کند موفقیت مدیریت پروژه را می‌توان به روش‌های مختلف تشخیص داد. برای مثال، مدیران پروژه اغلب می‌توانند مواردی را توصیف کنند که پروژه‌ای «موفق» توسط مشتریان موردنظر با استقبال ضعیفی مواجه شده و بسیار کمتر از ظرفیت، مورد استفاده قرار گرفته است یا برعکس نمونه‌های دیگری از پروژه‌ها وجود دارد که در ابتدا به‌عنوان شکست‌خورده تلقی می‌شدند، اما با گذشت زمان به موفقیت‌های مهمی دست یافتند.
تمایز بین موفقیت مدیریت پروژه و موفقیت محصول و یا خدمات نیز موضوع مهمی در مفاهیم موفقیت پروژه است که توسط بسیاری از پژوهشگران این حوزه به آن پرداخته شده است.
به عنوان مثال، ایکا (2009) اشاره می‌کند که تشخیص تفاوت قائل شدن بین «موفقیت مدیریت پروژه» و «موفقیت پروژه» بسیار مهم و مورد نیاز است. موفقیت پروژه توانایی قرار گرفتن در محدودیت‌های زمان، هزینه و کیفیت را شامل می‌شود در حالی که مدیریت با شاخص‌ها و دستورالعمل‌های دیگر تحلیل و ارزیابی می‌شود.
Patah and Carvalho (2016) در تحقیقات خود توضیح می‌دهند که به طور کلی توافق دارند که موفقیت در پروژه‌ها چند بُعدی است و افراد مختلف موفقیت پروژه‌ها را به روش‌های مختلف در زمان‌های مختلف اندازه‌گیری می‌کنند. از این رو، موفقیت در پروژه‌ها معمولاً به عنوان دستیابی به اهداف زمان، هزینه و کیفیت، جلب رضایت ذینفعان پروژه تعریف می‌شود. یکی دیگر از توصیفات بسیار عینی مفاهیم موضوع مدیریت پروژه این است که موفقیت در هر پروژه با میزان کمک پروژه به دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان (اثربخشی) و نه تنها چگونگی اجرای پروژه (کارایی) تعیین می‌شود (KENNY، 2003).
همچنین لازم است در نظر گرفته شود که مدیران پروژه می‌توانند تحقق موفقیت خاصی را در یک پروژه مانند کنترل ریسک‌های خاص مشاهده کنند (JIANG ; KLEIN, 1999). از نظر سیلوا و گیل (2013) موفقیت مدیریت پروژه به نوبه خود، تنها زمانی حاصل می‌شود که فرهنگی که رفتاری را با هدف موفقیت ترویج می‌کند، تثبیت شود.
در هر صورت، این مسئولیت بر عهده مدیریت پروژه است که گروه‌های درگیر را شناسایی کند، نیازها و انتظارات آنها را بشناسد و سپس این انتظارات را مدیریت و تحت تأثیر قرار دهد تا موفقیت پروژه تضمین شود (سیلوا؛ GIL، 2013).
پینتو و اسلون (1988) به نوبه خود بیان می‌کنند که اگر بخواهیم عملکرد مدیریت پروژه را بهتر تجزیه و تحلیل کنیم، منطقی است که معیارهای دقیق موفقیت پروژه را مشخص کنیم. با توجه به این موضوع، تجزیه و تحلیل موفقیت (عملکرد) اجرای استراتژی‌ها و پروژه‌ها یک فعالیت اساسی است که باید توسط فرایندهای مدیریتی انجام شود (DUQUE؛ PELISSARI، 2010).
به نظر می‌رسد در جمع‌بندی مبحث نخست می‌توان به این نکته اشاره کرد که یک وحدت رویه جامع در این حوزه وجود دارد که پیشنهاد می‌کند برای تجزیه و تحلیل عملکرد پروژه‌ها، پیاده‌سازی شاخص‌های کنترلی، نقاط نظارت مستمر کنترل کار، ادغام تغییرات، دامنه، هزینه‌ها، کیفیت، ارتباطات، ریسک ها، خریدها و مشارکت ذینفعان، باید مورد توجه و بررسی قرار گیرد.

این مطلب در شماره 39 نشریه ویکی‌کلین و در صفحات 38، 39 منتشر شده است. برای مشاهده آنلاین تمامی صفحات این شماره اینجا را کلیک کنید.

لینک کوتاه: https://wikiclean.ir/dhwf