مدیر تأسیسات (Facility Management) یک نقش حیاتی در هر سازمانی است. هر کسب و کاری نه تنها برای ارائه بهترین خدمات به مشتریان، بلکه برای اطمینان از سودآوری کسب و کار باید تا حدامکان کارآمد باشد. نقش یک «مدیر تأسیسات» این است که تمام تأسیسات را زیر نظر داشته باشد و اطمینان حاصل کند که همه چیز به آرامی و با حداقل وقفه اجرا می‌شود و برنامه‌هایی برای مقابله با تعمیر و نگهداری مورد انتظار و غیرمنتظره وجود دارد.

مسئولیت‌های مدیریت تأسیسات

نگهداری

برای هر کسب و کار موفق مهم است که هیچ جنبه‌ای از شرکت را نادیده نگیرید. اماکن و تجهیزاتی که به خوبی نگهداری می‌شوند، از خدمات خوب مشتریان و حاشیه سود سالم کم‌اهمیت‌تر نیستند. این مسئولیت مدیر تأسیسات است که اطمینان حاصل کند که دارایی‌ها به درستی مدیریت می‌شوند. دارایی‌ها باید به طور مرتب نگهداری، آزمایش و بازرسی شوند تا اطمینان حاصل شود که تا حدامکان از خرابی‌ها جلوگیری می‌شود و همچنین عمر تجهیزات به حداکثر می‌رسد. برای انجام این کار، FM‌ها باید برنامه‌های تعمیر و نگهداری برنامه‌ریزی شده را ایجاد و اجرا کنند تا تمام جنبه‌های تأسیسات بررسی و هرگونه مشکل به سرعت مرتب شود. علاوه بر این، مدیران تأسیسات در صورت بروز هرگونه مشکل غیرمنتظره، فرآیندهایی را در محل خواهند داشت تا اطمینان حاصل شود که خرابی‌ها به سرعت و کارآمد رسیدگی می‌شوند.
سلامت و امنیت
مدیران تأسیسات وظیفه مراقبت از کارکنان و مشتریان در داخل مجموعه را دارند و بنابراین باید اطمینان حاصل کنند که ساختمان و شرکت مطابق با سلامت و ایمنی هستند. این شامل اخذ گواهینامه‌های مناسب و انجام آموزش کارکنان است. اگر یک کسب و کار نتواند مسائل مربوط به ایمنی را به درستی مدیریت کند، منجر به آسیب‌های احتمالی، پیگرد قانونی و از دست دادن کسب و کار شود.
داشتن یک شرکت مدیریت تأسیسات می‌تواند به حفظ امنیت ساختمان، مشتریان و کارکنان کمک کند. بازرسی‌های منظم اطمینان حاصل می‌کند که مجموعه شما مطابق با قوانین مربوطه، قابل اجرا در کسب و کار شما و رعایت مقررات ایمنی و بهداشتی دارد. با حصول اطمینان از اینکه بافت ساختمان مجموعه به خوبی حفظ شده است، می‌توانید مطمئن باشید که هر فردی که در آن کار می‌کند تا حد امکان ایمن نگه داشته می‌شود.

در صدر قانون‌گذاری بمانید

داشتن یک تیم برای رسیدگی به امور، بار زیادی را از روی دوش شما به عنوان کارفرما برمی دارد. فکر کردن به تمام قوانین و مقرراتی که باید با آنها هماهنگ باشید، بسیار زمان‌بر و اغلب طاقت‌فرساست، بنابراین داشتن یک تیم آماده برای رسیدگی به همه چیز برای شما بسیار مفید است. یک شرکت مدیریت تأسیسات می‌تواند به شما کمک کند تا اطمینان حاصل کنید که در راستای قوانین مختلف مانند سازگاری الکتریکی، ایمنی آتش سوری و ایمنی آب کار می‌کنید.

تمیز کردن

نظافت یک مجموعه در نهایت بر عهده مدیریت تأسیسات است. این کار ممکن است ایجاد برنامه‌های نظافت و مدیریت نظافتچی‌ها باشد البته اگر از کارکنان مجموعه باشند. یا اگر از یک شرکت نظافتی استفاده می‌شود، انتخاب پیمانکار مناسب و اطمینان از اینکه کار آنها از استاندارد بالایی برخوردار است، اهمیت دارد. به طور کلی، نظافت یک مجموعه زمانی انجام می شود که مجموعه تعطیل باشد. اما ممکن است چند کار در ساعات اداری انجام شود، مانند تمیز کردن سرویس‌های بهداشتی یا تخلیه سطل‌های زباله. این برنامه توسط مدیریت تأسیسات تعیین می‌شود که ارزیابی می‌کند هر کار چه زمانی و چند وقت یکبار باید انجام شود.

ایمنی آتش

ایمنی در برابر آتش، بخشی جدایی ناپذیر از نقش هر مدیریت تأسیسات است. در مورد ایمنی در برابر آتش، روش‌هایی وجود دارد که یک کسب‌وکار باید به آن‌ها پایبند باشد و مسئولیت کلی اطمینان از رعایت این موارد بر عهده یک فرد مسئول در کسب‌وکار خواهد بود. با این حال به کارگیری یک شرکت مدیریت تأسیسات می‌تواند به اطمینان از انجام بازرسی های منظم و سازگار بودن تجهیزات مربوطه کمک کند. یک مدیریت تأسیسات همچنین تضمین می‌کند که ارزیابی‌های منظم خطر آتش سوزی و مانورهای آتش نشانی به طور مکرر در مجموعه انجام می‌شود.

امنیت

امنیت برای هر کسب و کاری برای محافظت از کارکنان و دارایی‌های مجموعه ضروری است. یک مدیر تأسیسات می‌تواند اطمینان حاصل کند که ساختارهای لازم برای محافظت مناسب از تأسیسات وجود دارد. این موضوع می‌تواند از سازماندهی نگهبانان تا نصب و نگهداری تجهیزات دوربین مداربسته را شامل شود.

فناوری

نرم‌افزار مدیریت امکانات رایانه‌ای، مانند پورتال inSYNC MSL، به شما اجازه می‌دهد یک نمای کلی واضح و شفاف در کل سازمان خود داشته باشید تا بتوانید به راحتی طیف وسیعی از کارها را از ابتدا تا انتها سازماندهی و مدیریت کنید. آنها همچنین به شما در ایجاد و حفظ برنامه‌های تعمیر و نگهداری کمک می کنند و همچنین شما را در مورد هزینه‌های خود به روز نگه می‌دارند. بنابراین شما می‌توانید مطمئن باشید که بودجه خود را حفظ می‌کنید. استفاده از یک سیستم مدیریتی باعث کاهش استرس زیاد مدیر تأسیسات خواهد شد.

مزایای یک شرکت مدیریت تأسیسات

صرفه جویی در پول

تیم مدیریت تأسیسات یک راه مقرون به صرفه برای حفظ و نگهداری ساختمان شماست. داشتن یک تیم برای بررسی منظم امکانات مجموعه، در زمانی که کمترین آسیب را به کسب و کار شما وارد می‌کند، می‌تواند به شما کمک کند تا از انجام کارهایی که تأثیر مستقیم روی کسب و کار داشته باشد، اجتناب کنید. بدون داشتن یک تیم مدیریت تأسیسات برای تعمیرات برنامه‌ریزی شده و حتی پیش‌بینی نشده، ممکن است با تعمیرات پرهزینه‌ای از سوی پیمانکاران مختلف مواجه شوید، که در صورت بروز مشکل، هرگونه خرابی در نتیجه این تعمیرات می‌تواند تا حد زیادی به ضرر کسب و کار شما منجر شود.

از تعمیرات پرهزینه خودداری کنید

با در اختیار داشتن تیم مدیریت تأسیسات، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که مجموعه شما به خوبی نگهداری شده و هر گونه تعمیرات به موقع انجام می‌شود. اجرای یک برنامه تعمیر و نگهداری برنامه‌ریزی شده کمک می‌کند تا مطمئن شوید تمامی تعمیرات مجموعه شما به روز است، که این موضوع به نوبه خود از تعمیرات بزرگتر جلوگیری می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد در صورت لزوم برای آنها بودجه اختصاص دهید.

اجتناب از توقف

اجتناب از تعمیرات پرهزینه، از اتلاف وقت کسب و کار جلوگیری می‌کند. هنگامی که نیاز به تعمیرات بزرگ باشد، می‌تواند منجر به از دست دادن زمان کاری یا تعطیلی کامل مجموعه شود که ممکن است به طور مستقیم بر روند کسب و کار شما تأثیر منفی بگذارد. هنگامی که تیم مدیریت تأسیسات را به کار می‌گیرید، کنترل زمان انجام تعمیرات و نگهداری را در دست دارید تا بتوانید در بسیاری از مواقع از هرگونه افت کاری جلوگیری کرده و به فعالیت عادی خود ادامه دهید.

کسب و کار سبزتر

اطمینان از اینکه مجموعه شما از نظر انرژی کارآمد است، نه تنها به کاهش هزینه‌های انرژی شما کمک می‌کند، بلکه ردپای کربن مجموعه شما را نیز کاهش می‌دهد. فرایند بررسی هر جنبه از تأسیسات شما برای بهره‌وری انرژی می‌تواند زمان‌بر باشد، بنابراین یک شرکت مدیریت تأسیسات این مسئولیت را بر عهده می‌گیرد و همچنین در صورت لزوم یک طرح ارزیابی و صرفه‌جویی در انرژی (ESOS) را به کار خواهد گرفت.

این مطلب در شماره 37 ویکی کلین و در صفحات 36-37 منتشر شده است. برای مشاهده آنلاین تمامی صفحات این شماره اینجا را کلیک کنید.

منبع: msl-ltd.co.uk

لینک کوتاه: https://wikiclean.ir/fwva