برای داشتن یک شرکت سازمان یافته و مرتب، باید بدانید که چگونه از شر بی نظمی‌ها خلاص شوید و وسایل مورد نیاز خود را به درستی در جای خود قرار دهید. اصول پنج‌گانه از واژه‌های ژاپنی Seiri، seiton، seiso، Seiketsu و Shisuke گرفته شده است. آن‌ها را می‌توان تقریبا به صورت «مرتب»، «منظم»، «تمیز»، «استاندارد» و «پایدار» در زبان انگلیسی ترجمه کرد. سنگ بنای این پنج اصل از اینجا گذاشته شد که درصد بهره‌وری در یک فضای کاری شلوغ و نامرتب عملا صفر است. بنابراین، برای تقویت کارایی خود، باید تلاش کنید که از اصول پنج‌گانه پیروی کنید.

مرتب

هر چیزی که در دفتر کارتان وجود دارد را مرور کنید و هر چیزی که در ماه گذشته استفاده نکرده‌اید را دور بریزید. چیزهایی که ممکن است نیاز داشته باشید را آرشیو کنید، اما تصمیمات خود را منطقی بگیرید. یک روش خوب این است که آیتم‌هایی که ممکن است به صورت روزانه یا هفتگی نیاز داشته باشید را نگه دارید. هر چیز دیگری باید حذف شود. هرچقدر هم که کنار گذاشتن آیتم‌های با ارزش احساسی، سخت باشد، نباید به آن ها اجازه دهید شرکت شما را به هم بریزد و به یک عامل استرس‌زا در زندگی شما تبدیل شوند.

منظم

مواردی که نیاز دارید را با برچسب مشخص کنید، آن‌ها را رنگ‌آمیزی کنید، مکان‌های خاصی را برای نگهداری آن‌ها مشخص کنید و برای هر کسی که از آن‌ها استفاده می‌کند مشخص کنید که باید کجا نگهداری شوند و پس از استفاده چگونه باید سازماندهی شوند.

تمیز

هنگامی که آیتم‌ها را انتخاب می‌کنید تا تصمیم بگیرید کجا نگهداری شوند، سریع آن‌ها را تمیز کرده و بررسی کنید که آیا در وضعیت خوبی هستند یا خیر. هر چیزی ‌را که می‌تواند تعمیر شود، کنار بگذارید. اگر فضای کاری شما کثیف است، زمان بیشتری را به تمیز کردن کامل آن اختصاص دهید. مکان‌های کثیف می‌توانند رطوبت پنهان شده از پنجره‌ها و لوله‌های مجاور، آب ریخته شده و حتی بقایای مواد غذایی را در خود جای دهند. این منابع رطوبتی معمولا با رشد کپک همراه هستند که قطعا می‌توانند شما را بیمار کنند. بنابراین به هیچ وجه از اصل سوم اصول پنج‌گانه صرف نظر نکنید.

با انجام سه مرحله‌ای که در بالا به آن‌ها اشاره شد، فضای کاری تمیز و مرتبی خواهید داشت و زمانی که محیط کار شما بهتر به نظر برسد، باانگیزه‌تر خواهید بود، فضای بیشتری برای حرکت شما وجود دارد و می‌توانید بدون هیچ دردسری آیتم‌های کوچک را پیدا کنید.

اغلب ما وقتی زمان کافی را به این سه اصل اول که چندان هم سخت و پیچیده نیستند، اختصاص می‌دهیم، در سازماندهی یا تمیز کردن بد نیستیم. با این حال، چالشی که بیشتر ما با آن مواجه می‌شویم، حفظ و بهبود این سطح از سازماندهی و نظافت با گذشت زمان است. اگر اجازه دهید همه چیز به عقب برگردد، باید از ابتدا شروع به کار کنید. بنابراین برای حفظ تلاش‌های خود، باید دو اصل آخر را کامل یاد گرفته و به آن عمل کنید.

استاندارد

این سطح جدید از نظافت را به عنوان استاندارد جدید برای فضای کاری خود در نظر بگیرید. از این فضا عکس بگیرید، آن را چاپ کنید و در منطقه‌ای که از نظر بصری برای شما و دیگران قابل قبول است، در معرض دید قرار دهید. اگر متوجه چیزی خارج از جای خود شدید، آیتم‌ها را به حالت عادی خود برگردانید. به طور مرتب منطقه را با محصولات مناسب تمیز و ضدعفونی کنید. و اگر لازم است، اقلامی را خریداری کنید که به شما در مرتب نگه داشتن وسایل کمک می‌کنند، مانند سطل آشغال میز تحریر، یا یک پارچه میکروفایبر برای خلاص شدن از کثیفی و لکه.

پایدار

با دنبال کردن دقیق چهار اصل اول، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تلاش‌هایتان بیهوده پیش نمی‌روند. درنهایت، حفظ پاکیزگی بیش از آنچه در ابتدا به نظر می‌رسد، قابل مدیریت است. شما خواهید دانست که پس از استفاده از آن‌ها، همه چیز را به کجا برگردانید و متخصص تشخیص درهم‌ریختگی و اثرات آن بر سطح شوید.

به مناطقی که نیاز مبرم به بهبود در هفته‌های پیش‌رو دارند، توجه کنید. اگر مسیر را گم کرده‌اید یا عقب افتاده‌اید، چند قدم به عقب برگردید و فرآیند را دوباره بررسی کنید تا تخمین بزنید برای بازگشت به مسیر باید چقدر به عقب برگردید. مرتب‌سازی و تنظیم، به ترتیب بخش جدایی‌ناپذیری از فرآیند هستند، بنابراین ممکن است مجبور شوید هر از گاهی این مراحل را دوباره انجام دهید تا سطح تمیزی کافی را حفظ کنید. برای حفظ پایه و اساس داشتن یک فضای کاری کاملا کاربردی و سازمان‌یافته باید به خودتان ایمان داشته باشید.