استیو تودین (Book ReviewsNews) – دیوید آلن در کتاب خود به نام «انجام کارها: هنر کارکردن بدون استرس» روشی را مطرح کرده است تا به مدیران و هر فردی که احساس می‌کند حجم کارهای روزانه به او فشار وارد می‌کند، کمک کرده تا در محل کار خود مشکلات کمتری داشته باشد. هدف این روش این است که وقتتان را آزاد کنید تا روی چیزهایی که واقعاً مهم هستند، تمرکز نمایید و به کارهای بزرگ‌تری برسید. استیو تودین (Book ReviewsNews) – دیوید آلن در کتاب خود به نام «انجام کارها: هنر کارکردن بدون استرس» روشی را مطرح کرده است تا به مدیران و هر فردی که احساس می‌کند حجم کارهای روزانه به او فشار وارد می‌کند، کمک کرده تا در محل کار خود مشکلات کمتری داشته باشد. هدف این روش این است که وقتتان را آزاد کنید تا روی چیزهایی که واقعاً مهم هستند، تمرکز نمایید و به کارهای بزرگ‌تری برسید. انجام کارها برای کارگران در اقتصاد جدید ایده‌آل است، نه تنها به این دلیل که آن‌ها را قادر می‌سازد راندمان کاریِ خود را افزایش دهند، بلکه به آن‌ها اجازه می‌دهد تا با حداقل استرس این کار را انجام دهند.
.

کتاب به سه بخش اصلی تقسیم شده است:

بخش اول: هنر انجام کارها

در این بخش، آلن مشکلات دنیای کار مدرن و راه‌حل‌هایی را که معمولاً برای آن‌ها به کار می‌رود، توضیح می‌دهد؛ قبل از این‌که روش خود را بیان کند و تفاوت آن با سایر رویکردها را توضیح دهد.

او سپس به طور خلاصه، فرآیندهای مختلفی را که سیستم پیشنهادهایش را تشکیل می‌دهند، شرح می‌دهد. سؤال واقعی این است که چگونه انتخاب کنیم که در هر مقطع زمانی چه کاری انجام دهیم. سؤال واقعی این است که چگونه اقدامات را مدیریت کنیم.

روش‌های ارائه‌شده در این کتاب دارای دو هدف کلی زیر است:

•  دریافت همه چیزهایی که باید انجام دهید.
•  نظم بخشیدن به خود برای تصمیم‌گیری .

الزامات اساسی برای مدیریت تعهدات

مدیریت تعهدات مستلزم اجرای برخی فعالیت‌ها و رفتارهای اساسی است:

•  اگر چیزی در ذهن شما باشد، ذهن شما به شکل کامل شفاف نیست. هر چیزی را که به هر نحوی ناقص می‌یابید، باید خارج از ذهنتان در یک چارچوب قابل اعتماد ثبت شود که می‌دانید برای مرتب‌کردن آن به‌صورت دوره‌ای برمی‌گردید.
• اسبونریو سوزوکی می‌گوید: «اگر ذهن شما خالی است، همیشه برای هر چیزی آماده و به روی همه‌چیز باز است»
•  شما باید دقیقاً مشخص کنید که چه تعهدی دارید و برای پیشرفت در رسیدن به آن تعهد، چه کاری انجام می‌دهید.
•  هنگامی که در مورد تمام مراحلی که باید انجام دهید، به توافق رسیدید؛ باید چارچوبی که آن را مورد بررسی قرار دادید، مرتباً یادآوری کنید.

چرا همه‌چیز در ذهن شما قرار دارد

بیشتر اوقات، دلیل این‌که چیزی در ذهن شما وجود دارد، این است که می‌خواهید با آنچه در حال حاضر است، متفاوت باشد. علاوه بر این:

• شما کاملاً روشن نکرده‌اید که دنبال چه چیزی هستید.
• شما تصمیم نگرفته‌اید که حرکت فیزیکی بعدی چه خواهد بود.
• شما آن را در چارچوبی قرار نداده‌اید.

مدیریت اقدام افقی و عمودی

امروزه به دلیل شرایط پُرتلاطم و مشکلات زیادی که با آن مواجه هستیم، میل به مولد بودن، اعتماد به‌نفس و مسئولیت‌پذیری نیاز به شیوه‌های جدید تفکر و کار دارد. تعهدات، برنامه‌ها و کارها باید به دو صورت افقی و عمودی تنظیم شوند.

•  کنترل «افقی» سبب می‌شود که تمام فعالیت‌های شما دارای انسجام باشد.
•  کنترل «عمودی» تفکر را در موضوعات و پروژه‌های فردی مدیریت می‌کند.

روش افقی GTD

کنترل زندگی خود: پنج مرحله تسلط بر کار

فرآیند کلیدی ارائه‌شده برای تسلط بر کار، یک روش پنج مرحله‌ای برای مدیریت است. این جنبه «افقی» زندگی ما را تشکیل می‌دهد و شامل هر چیزی می‌شود که در هر لحظه برای ما دغدغه ایجاد می‌کند.

•  جمع‌آوری چیزهایی که نیاز به توجه ما دارد.
• معنای آن‌ها و نحوه برخورد با آن‌ها را بررسی کنید.
• نتایج را سازماندهی نمایید.
•  همه اقدامات و انتخاب‌هایی که دارید را مرور کنید.
•  انجام دهید.

مهم است که بفهمید چه چیزی باید جمع‌آوری شود و چگونه بهتر آن را جمع‌آوری کنید تا بتوانید به درستی آن را تحلیل نمایید.

شما نمی‌توانید آنچه را که برای شما اتفاق می‌افتد را پیش‌بینی کنید، فقط می‌توانید آن را جمع‌آوری و تحلیل کنید. درعوض، مراحل انجام کارها را بر اساس انتخاب‌هایی که انجام داده‌اید، برنامه‌ریزی کنید.

هر دو مرحله پردازش و سازماندهی، همان‌طور در مرکز تصمیم‌گیری قرار دارند، در بالا توضیح داده شده است. شما باید بتوانید کل تصویر زندگی و کار خود را در زمان‌های درست و مناسب مرور کنید.

دیوید آلن می‌گوید: «لیست‌های خود را هر چند وقت یک‌بار که نیاز دارید مرور کنید تا آن‌ها را از ذهن خود جمع‌بندی نمایید».

هدف اساسی این فرآیند مدیریت گردش کار، داشتن انتخاب‌های خوب در مورد هر کاری است که در هر زمان خاص انجام می‌دهید.

او در ادامه می‌گوید: «بیشتر مردم وقتی همه تصمیم‌گیری‌ها را با خود و دیگران مشخص و شفاف کنند، در انجام کارهایشان بهترین احساس را خواهند داشت. این کار را به جای سالانه به صورت هفتگی انجام دهید».

اگر همه تعهدات فعلیِ خود را با کمی تفکر منطقی در مورد کار و اصول خود جمع‌آوری، پردازش، سازماندهی و مرور کرده باشید، بهترین تصمیمات عقلانی را خواهید گرفت.

دیوید آلن، سه مدل ایجاد کرده بود که به شما کمک می‌کند تا در تصمیم‌گیریِ خود، آنچه که باید انجام دهید را درنظر بگیرید.

مدل چهار معیاری برای انتخاب اقدامات در لحظه

• زمینه انجام
• زمان در دسترس
• انرژی موجود
• اولویت‌بندی

مدل سه‌گانه برای ارزیابی کار روزانه

1. انجام کارهای از پیش تعریف‌شده
2. انجام کار همان‌طور که تصمیم گرفتید
3. کار خود را مشخص کنید

آنچه نویسنده تمرکز افقی می‌نامد و عوامل کلیدی یک کنترل راحت به شمار می‌آورد، عبارتند از:

نتایج به وضوح تعریف شده و مراحل بعدی مورد نیاز برای حرکت آن‌ها به سمت تکمیل کار.

یادآوری‌ها در یک سیستم قابل اعتماد قرار می‌گیرند که به طور دوره‌ای مورد بررسی قرار می‌گیرد.

آلوین تافر می‌گوید: «شما باید در حین انجام کارهای کوچک به چیزهای بزرگ فکر کنید، تا همه چیزهای کوچک در مسیر درست پیش بروند».

روش عمودی GTD

برخلاف روش افقی که شامل تجزیه و تحلیل تمام عناصر روزانۀ شما می‌شود، رویکرد عمودی به دنبال نگاه دقیق‌تری به هر پروژه است. این روش کمتر محدودکننده است و خلاقیت بیشتری دارد؛ بنابراین به شما آزادیِ عمل بیشتری می‌دهد و طیف وسیع‌تری از گزینه‌ها و نتایج را در اختیار شما می‌گذارد.

این روش برای انجام هر کاری تقریباً پنج مرحله را پیشنهاد می‌کند:

• 1. تعریف هدف و اصول
• آلن می‌گوید: «مردم عاشق برنده‌شدن هستند. اگر در مورد هدف کاری که انجام می‌دهید، کاملاً واضح نباشید، هیچ شانسی برای برنده‌شدن ندارید».
• 2. چشم‌انداز
• آلبرت انیشتین می‌گوید: «تخیل مهم‌تر از دانش است».
• 3. تفکر همه‌جانبه
• لینوس پاولینگ می‌گوید: «بهترین راه برای به‌دست‌آوردن یک ایده خوب این است که ایده‌های زیادی به‌دست آورید».
• 4. سازماندهی کردن
• آلن در این باره می‌گوید: «سازمان‌دهی معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که مؤلفه‌های غیر اصلی، رویدادها و یا اولویت‌ها را شناسایی کنید».
• 5. شناسایی اقدامات بعدی

دیوید آلن: «اگر پروژه هنوز در ذهن شما قرار دارد، به برنامه‌ریزیِ بیشتری برای انجام دادن آن نیاز است».

بخش دوم: تمرین اقدامات بدون استرس

این طولانی‌ترین بخش کتاب است و بر روش GTD متمرکز است که آلن آن را افقی توصیف می‌کند، زیرا به کاربران اجازه می‌دهد تمام عناصری را که چشم‌انداز فوری آن‌ها را تشکیل می‌دهند، ببینند.

این روش با سیستمی تکمیل می‌شود که او از آن به عنوان عمودی یاد می‌کند، زیرا به کاربران اجازه می‌دهد تا عمیقاً وارد پروژه خود شوند.

در این بخش نویسنده ما را از یک چارچوب مفهومی و روش کار محدود به پیاده‌سازی کامل و بهترین شیوه‌ها می‌برد. کار از طریق این روش همچنین به افراد، درجه‌ای از کنترل را می‌دهد که ممکن است قبلاً هرگز به آن دست نیافته‌اند، اما معمولاً برای رسیدن به آن نیاز به اقدامات گام به گام است. برای این منظور، آلن یک نظم منطقی از کارها را ارائه می‌دهد تا بتوانید به راحتی هر چه بیشتر به آن دست یابید و بیشترین سود را از این روش‌ها ببرید.

بخش سوم: قدرت اصول کلیدی

سومین بخش کتاب که کوتاه‌ترین بخش را شامل می‌شود، تأثیراتی که رویکردها و اصول مطرح‌شده در بخش‌های قبلی می‌تواند بر زندگی شخصی و حرفه‌ای شما داشته باشد را بیان می‌کند.

قدرت سازماندهی کارها

اگر افرادی که با آن‌ها در تعامل هستید به این نتیجه برسند که بدون توجه به شکست و توافقات که با آن‌ها دارید، کارهای خود را بررسی و سازماندهی می‌کنید، بدون شک بیشترین اعتماد را به شما خواهند داشت. این کار را می‌توانید برای تمام چیزهایی که در زندگی خود به شکل ناقص انجام داده‌اید و یا به درستی بررسی نکرده‌اید نیز انجام دهید. به طور قابل توجهی رفاه ذهنی شما را افزایش می‌دهد و کیفیت ارتباطات و روابط شما را چه از نظر شخصی و چه از نظر کاری بهبود می‌بخشد.

قدرت تصمیم‌گیری برای اقدام بعدی

همۀ ما مسئول این هستیم که در صورت برقراری ارتباط با خود و دیگران، چه کاری را انجام دهیم و در مقطعی باید در مورد اقدام بعدی که برای رسیدن به نتیجۀ موردنظر به آن نیاز داریم، تصمیم‌گیری کنیم.

دیوید آلن می‌گوید: «بدون اقدام بعدی، یک شکاف بسیار زیاد بین واقعیت فعلی و آنچه شما باید انجام دهید، وجود دارد».

«عمل بعدی چیست؟» پاسخ‌دادن به این سؤال می‌تواند در عملکرد هر سازمانی نتایج بسیار خوبی داشته باشد و باعث می‌شود فرهنگ آن‌ها را به طور دائمی و قابل توجهی برای بهترشدن تغییر دهد.

الزامات زیر باید در پاسخ به سؤال وجود داشته باشد:

• وضوح
• مسئوليت
• بهره‌وری
• توانمندسازی

آلن در این باره می‌گوید: «وقتی شروع به انجام‌دادن کارها می‌کنید، قدرت تصمیم‌گیری برای اقدامات بعدی باعث می‌شود این باور را داشته باشید که هر کاری را که می‌توانید انجام دهید».

قدرت تمرکزکردن بر نتیجه

زمانی به اهداف خود می‌رسید که به نظم و انضباط در تعریف نتایجی که می‌خواهید و به‌طور دقیق‌تر، کارهایی که برای دستیابی به آن‌ها باید انجام دهید، پایبند باشید.

اگر همه‌چیز هم آماده باشد، تا زمانی که نتیجه را ندانید، نمی‌توانید عمل درست را مشخص کنید و اگر نمی‌دانید از نظر فیزیکی باید چه کاری انجام دهید تا آن اتفاق بیفتد، به نتیجۀ مطلوب نخواهید رسید.

زندگی و کار شما از نتایج و اعمال تشکیل شده است. هنگامی که رفتار سازمانی شما برای مدیریت هر چیزی که سر راه شما قرار می‌گیرد، سازماندهی‌شده باشد، یک همسویی عمیق در همه سطوح شکل می‌گیرد و اتفاقات شگفت‌انگیزی رخ می‌دهد و بهره‌وری بالایی خواهید داشت و به آنچه که می‌خواهید، دست می‌یابید.

جورج برنارد شاو می‌گوید: «مردم همیشه خود را به خاطر شرایطی که در آن قرار دارند، سرزنش می‌کنند. من به این شرایط اعتقاد ندارم. افرادی که در این دنیا زندگی می‌کنند، کسانی هستند که از جای خود بلند می‌شوند و به دنبال شرایطی هستند که می‌خواهند و اگر آن‌ها را پیدا نکردند، شرایط را ایجاد می‌کنند».

سیستم Allen's Getting Things Done به شما این امکان را می‌دهد که نگرانی‌ها و عدم اطمینان خود را برطرف کنید و از آن‌ها به سود خود استفاده کنید و روز به روز با چالش‌ها روبه‌رو شوید.